Когда должны выплачивать командировочные по закону

Командировка — это прекрасная возможность не только заработать больше денег, но и повидать другой город или страну. Главное преимущество такого вида труда — это то, что все затраты оплачивает компания, отправившая своего подчиненного в поездку, а выплата командировочных адекватный и само собой разумеющийся вопрос, беспокоящий многих сотрудников. Частыми возникают конфликты относительно составляющих на основании которых производится подсчет и, конечно же, сроков получения денег.

Что входит в командировочные расходы?

Как правило, командировка является инициативой работодателя и потому должна быть полностью им обеспечена.

Руководитель обязан сохранить за своим подчиненным его рабочее место и компенсировать все возникшие затраты, связанные с поездкой и работой в другом городе.

В обязательства директора входит:

• выплатить заработную плату (сумма подсчитывается за все последующие дни пребывания и труда вне территории компании, в том числе и время, затраченное на дорогу);
• оплатить проживание, питание и другие дополнительные услуги за весь период пребывания в другом городе;
• выплатить посуточные (доход сотрудника пересчитывается с учетом повышения оплаты);
• компенсировать другие затраты связанные с рабочими процессами (дорога, услуги переводчика, услуги ресторана и т.д.).

Оплата расходов связанных с поездкой в командировку

Согласно нормам, указанным в статье 168 ТК РФ, работодатель должен оплатить все растраты связанные с дорогой и пребыванием в другом городе.

Для этого составляется специальный командировочный расчет, в котором детально перечисляются все возможные затраты, позволенные компанией. К примеру, в документе может быть указано, что работодатель обязуется оплатить проезд своему подчиненному по факту, но при этом работник может использовать только определенный вид транспорта или стоимость билета не должна превышать допустимой суммы.

Благодаря поставленным ограничениям работник не сможет воспользоваться ситуацией и заказать билет класса люкс, чтобы «пошиковать» в дороге, а работодатель, в свою очередь, сможет сэкономить средства и избежать неожиданных расходов.

Какие документы нужны?

Как бы руководитель не стремился просчитать все возможные расходы и предсказать окончательную сумму, достичь этого просто невозможно, а потому по приезду подчиненный обязан представить отчет с чеками и квитанциями, в случае превышения расходов директор обязан компенсировать.

Чтобы получить средства нужно представить следующие документы:

• проезд: билеты (самолет, поезд, автобус), чеки ККТ (такси), документы подтверждающие использование личного авто (в случае, если поездка производится на личном транспорте);
• помещение: чек ККТ и счет (гостиница), договор аренды (съемное жилье), документ подтверждающий оплату услуг риэлтерской компании;
• дополнительные расходы: чеки за хранение вещей, питание, пополнение счета (если необходимо производить звонки за границу) и многие другие виды расходов связанных с рабочими вопросами.

Работодатель обязан компенсировать своему подчиненному все виды затрат, главное чтобы они были подтверждены документально и потрачены на решение задачи, поставленной компанией.

Налогообложение НДФЛ

Еще один важный критерий, который учитывается при внесении допустимых расходов от компании — это обложение НДФЛ и страховые взносы. Они могут, как повысить общий расход, так и значительно его уменьшить.

Итак, согласно ст. 217 НК РФ, ст.20 ФЗ №125 и статье 9 ФЗ №212, налогом не облагается оплата следующих командировочных расходов:

• покупка билетов для проезда в назначенный пункт и обратно;
• оплата услуг аэропорта и прочих комиссионных сборов;
• оплата услуг такси на протяжении всей командировки;
• средства, затраченные на переправку багажа;
• выплата средств для аренды гостиничного номера или другого вида жилья;
• оплата пополнений мобильного счета или другого способа связи;
• средства для регистрации и получения загранпаспорта и визы;
• оплата услуг для обмена валюты или чека в отделении банка.

Данный список является завершенным. Все другие виды услуг, таких как оплата парковки или ужина, должны быть внесены с учетом издержки НДФЛ и прочих взносов.

Что же касается жилья, то при отсутствии документов, работодателю необходимо выплатить страховку полностью, а НДФЛ в размере 700 руб. (на территории страны), 2500 руб. (при поездке за границу).

Частыми бывают ситуации, во время которых производится детальное изучение предоставленных чеков за проживание и жилье, в результате чего оказывается, что они все же подлежат налогообложению со стороны государства.

К таким случаям относятся:

• чеки, в которых отдельным пунктом указанно питание;
• билеты за проезд, в которых внесенные даты не совпадают с теми, что указаны в приказе о выплате командировочных.

Загранкомандировка

Оплата поездки сотрудника в другую страну производится с расчетом ежедневных расходов, учитывая стоимость действующей валюты.

Нормы, регулирующие этот процесс указанны в постановлении ФЗ №93 от 08.02.2002 года, изменения которого были произведены в 2005 году №812 (особенно эти нововведения повлияли на порядок проведения процесса в бюджетных организациях).

После проведения бухгалтерией планирования бюджета, составляется смета возможных затрат. Отталкиваясь от этого, сотруднику выплачиваются деньги в любой удобной для компании валюте (средства могут быть выданы, как наличными, так и безналом на карту виза).

Все последующие выплаты производятся посуточно, с учетом норм и правил страны, в которой пребывает подчиненный. В европейской стране эта сумма может быть значительно больше, чем на территории России. Размер денежной выплаты меняется сразу же после штампа в паспорте о пересечении границы.

Компания имеет право самостоятельно регулировать размер командировочных, но они не могут быть ниже, чем установленные законодательством нормы. Если же сумма превышает 2500 рублей, то руководитель обязан оплатить подоходный налог на ее, меньшие суммы не подлежат налогообложению.

Согласно положениям указанным в законодательстве, оплата затрат на проезды и жилье во время командировки, производится уже после возвращения сотрудника и предоставления им документов, подтверждающих все расходы.

Что же касается временных ограничений, то сотрудник обязан представить отчет о потраченном авансе в течение 10 дней после возврата в родной город, а работодатель в свою очередь, выплатить все затраты превысившие эту сумму.